Yansıtma Faturası Nedir?

Kişi veya kurumların başka bir işletme adına yaptığı ödemeleri belgelendirmede kullanılan bu fatura türüne birçok iş sürecinde rastlamanız olası.  Özellikle ortak giderlerin paylaşımı, üçüncü kişiler adına yapılan ödemeler veya müşteri harcamalarının aktarılması gibi durumlarda bu belge türü devreye giriyor. Yansıtma faturası nedir ve nasıl kesilir gibi soruların cevaplarını yazımızda bulabilirsiniz.

Yansıtma Faturası Nedir? 

Yansıtma faturası, bir kişi veya kurumun başka bir işletme adına yaptığı ödemeleri veya katlandığı giderleri, asıl yükümlü olan tarafa belgeleyerek aktarmak için düzenlenen resmi belgedir. En basit tanımıyla, başkası adına ödenen bir maliyetin geri alınması için kesilen fatura olarak açıklanabilir.

Bu fatura türünün temel amacı, muhasebe kayıtlarının doğruluğunu sağlamak ve vergi mevzuatına uyumu korumaktır. Örneğin, bir danışmanlık firması müşterisi adına otel konaklama bedeli ödemiş ve fatura kendi üzerine kesilmişse bu tutarı yansıtma faturası ile müşterisinden tahsil edebilir. Böylece harcama gerçek sahibine aktarılmış olur ve muhasebe kayıtları doğru şekilde tutulur.

Yansıtma Faturası Nasıl Kesilir? 

Yansıtma faturası nasıl kesilir sorusunun yanıtı, teknik olarak normal bir fatura düzenleme işlemine benzer ancak içerik ve açıklama kısmı daha detaylı olmalıdır. Fatura düzenlenirken genellikle şu adımlar izlenir:

• Giderin Belirlenmesi ve Belgelenmesi: İlk aşamada yansıtılacak giderin türü net şekilde tespit edilir. Dayanak belge (fatura, fiş, sözleşme) mutlaka saklanmalıdır.
• Doğru Bilgilerin Girilmesi: Faturada satıcı ve alıcı bilgileri, fatura tarihi, seri numarası gibi zorunlu alanlar eksiksiz doldurulur.
• Açıklama Kısmının Detaylandırılması: Hangi giderin yansıtıldığı, dayanak belge numarası ve tarihi açıkça yazılır.
• KDV Uygulaması: Orijinal giderdeki KDV oranı, yansıtma faturasında da aynı şekilde uygulanır.

Tüm adımlar tamamlandıktan sonra gönderim süreçlerini başlatabilirsiniz. Eğer fatura dijital ortam için hazırlanıyorsa e-Arşiv ortamına uygun olmalıdır. e-Arşiv yansıtma faturası nasıl kesilir sorusuna gelince, dijital fatura sistemlerinde de normal fatura kesimi gibi işlem yapıldığını söyleyebiliriz. 

Pluxee ile Çalışan Giderlerini Faturalandırmak Çok Pratik! 

Çalışanlar için yapılan harcamaları faturalandırılması ve muhasebeleştirmesi yüksek efor gerektirebilir. Pluxee Yemek ve Pluxee Hediye gibi hizmetlerimiz çalışanlar için tanımladığınız yan hakların pratik bir şekilde muhasebeleştirmek için idealdir. %100 dijital olarak kullanılabilen Pluxee hizmetleriyle çalışanlarınızın giderlerini rahatlıkla yönetebilirsiniz. Üstelik %100’e varan vergi avantajlarıyla!

Yansıtma Faturası Hangi Durumlarda Kesilir? 

Yansıtma faturaları birçok iş sürecinde düzenlenmektedir. Genel olarak iş hayatında karşımıza çıkan durumlar şunlar: 

• Ortak Gider Paylaşımı: İş merkezlerinde elektrik, su, temizlik gibi ortak giderlerin kiracılar arasında paylaştırılması
• Damga Vergisi: İki taraf arasında imzalanan bir sözleşmenin damga vergisini bir taraf ödemiş ancak bu verginin paylaşılması gerekiyorsa, yansıtma faturası ile diğer tarafa aktarılır.
• Müşteri Adına Yapılan Harcamalar: Lojistik firmalarının müşteri adına ödediği gümrük vergileri veya danışmanlık şirketlerinin müşteri için aldığı hizmetler
• Sigorta Primi Ödemeleri: Birden fazla tarafı kapsayan sigorta poliçelerinde yapılan ödemeler
• Taşeron Giderleri: Ana yüklenicinin alt yükleniciye devrettiği işçilik veya malzeme maliyetleri
• Kira ve Resmi Harç Ödemeleri: Bir şirketin başka firma adına ödediği kira bedeli veya damga vergisi

Yansıtma Faturası Düzenlenmezse Ne Olur? 

Yansıtma faturası düzenlenmediğinde ciddi sorunlar ortaya çıkabilir. Öncelikle giderin asıl yüklenmesi gereken kişi muhasebe kayıtlarında bu masrafı üstlenmemiş olur. Bu durum vergi usulsüzlüklerine neden olabilir ve mali denetimlerde sorun yaratır. Ayrıca, başkası adına ödenen bedeli hukuki yollarla talep etmek de zorlaşır çünkü belgelendirilmemiş bir işlem söz konusudur.

Faturalandırma süreçleri hakkında daha fazla bilgi almak için şu yazımızı da incelemeden geçmeyin: Naylon Fatura Nedir? Nasıl Anlaşılır?